Googleカレンダーと壁掛けディスプレイで超快適スケジュール管理 その2

「Googleカレンダーと壁掛けディスプレイで超快適スケジュール管理」を書いたところ、ありがたいことにそこそこ反応があったので、Googleカレンダーを4年使ってみて気付いたところを書いてみます。

前回の記事を読まれていない方は、まずこちらをどうぞ。

http://and-hatoya.com/wp/2019/08/post-1269/    

【うっかり変更してしまうことがある】

変更するつもりがなくても、知らないうちにマウス操作で予定を他の日時へドラッグしてしまうことがあります。

これは結構困りもので、

「あれ?お客さんの都合で変更になったのかな?」

と思っていたら実は誤操作で、予定をすっぽかしてしまうことも…(怖) 

これを防ぐためには、カレンダー共有の権限を「閲覧権限」に留めるくらいしかありません。

 

ただ、これをしてしまうと、店内スタッフが僕の予定を入れられなくなってしまいます…。

ちなみに当店では、僕のカレンダーを下記のように共有しています。

 店内スタッフ → 変更及び共有の管理権限

 男性スタッフ → 閲覧権限

これは、「変更及び共有の管理権限」を最小限に抑えたつもりです(汗)

男性スタッフは僕に対して、「予定への招待」(一緒に◯◯さんの工事行きましょう等)をすればいいので、特に不便はありません。  

操作ミスの決定的な防止策は無いので、カレンダーの操作には十分気をつけましょう。    

【予定をかっつめすぎる】

Googleカレンダーを使い慣れてくると、自他問わず空き時間に予定を入れたくなってきます。 (性格もあると思いますが…)

テトリスのようになったスケジュール表は見た目はきれいですが、そのとおりに行動するのは大変です(汗)

特に地域電器店業界は、飛び入りの業務(発生業務)がどんどん発生します。

少し遠方の場合は「移動」の時間を入れたりして、

少し余裕を持った予定を組んでおけば、「緊急で重要」な仕事をスッと入れることができて、お店もお客さんもハッピーです。

   

【メモ、場所】

自分以外のスタッフの予定を入れるときに、場所を入力したり、メモを記入しておくと担当者がすごく助かります。

予定を作るとき、この欄に入力します。

 

入力すると、カレンダーの予定にはこのように表示されます。

写真なども追加できますが、Googleドライブにアップする必要があるので少し面倒なので、当店ではLINEのアルバムを使っています。

【店カレンダーを作っておくと便利】

当店の場合、「アンド・はとや」というカレンダーを作ってあります。

基本は催事、店休日の予定を主に入力しますが、他にも  

・まだ誰にも振っていない業務を備忘録的に書いておく。 (誰かに振った時点で、その人のカレンダーに振り替える)

・「◯◯さんがエアコンの相談に来店」など誰にも振れないような予定を入れる。

・スタッフ全員に知らせたいことを朝礼の時間帯に入れておく。

・メーカーサービスマンの修理訪問予定を入れておく(例:◯◯邸エアコン修理)

他にも便利な使い方があると思います。店カレンダーは結構おすすめです。  

他にも「この使い方は便利だよ!」というのがあればぜひぜひ教えて下さい!

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